Pitääkö Powerpoint-esityksen puuduttaa?

Ei tietenkään, mutta moniko Powerpoint-esitys on jäänyt mieleen innostavana? Niin, tuskin muistat montaakaan. Me kaikki muistamme kuitenkin nähneemme liudan täyteen ympättyjä kalvoja, joissa on vain mustaa valkoisella ja fonttikoko korkeintaan kaksitoista. Juuri niitä, joita esittäjät käyttävät pääsääntöisesti prompterina.

Maailmassa on yli 300 miljoonaa Powerpointin käyttäjää. Powerpointia käytetään lähes jokaisessa yrityksessä ja se on suunniteltu suullista esitystä tukevaksi työkaluksi – ja onkin siinä oivallinen. Vaihtoehtoja Powerpointille toki on, mutta syrjäyttäjää ei ole vielä löytynyt.

Guy Kawasaki, yhdysvaltalainen pääomasijoittaja ja kirjailija evankeloi Powerpointin 10/20/30-säännöstä, joka tarkoittaa, että esityksessä saa olla korkeintaan 10 kalvoa, se saa kestää korkeintaan 20 minuuttia ja kirjasintyypin tulee olla vähintään 30.

Kaksikymmentä minuuttia ei ole liian lyhyt, sillä Kawasaki kuvailee, kuinka aikaa kuluu siitä huolimatta ne odotetut neljäkymmentä; ihmiset tulevat myöhässä, haluavat keskustella ja lähteäkin ajoissa.

Täyteen ympätyt kalvot taas toimivat yleensä juuri prompterina ja esittäjän rooli on toimia juontajana. Kun yleisö keksii tämän, he lukevat esityksen ennen esittäjää.

Vinkiksi optimaalisen fonttikoon löytämiseen Kawasaki antaa kaavan: selvitä yleisöstä vanhimman ikä ja jaa se kahdella. Pieneen fonttikokoon sorrutaan lähinnä siksi, että esittäjät kokevat olevansa vakuuttavia kun materiaalia on mahdollisimman paljon.

Hyödynnä Powerpoint-esityksessäsikin tarinan voimaa

Parhaiten kuitenkin vakuuttaa ihminen, joka osaa puhua asiastaan ilman paperia ja kertoa asiansa tarinan keinoin. On paljon helpompaa muistaa tarinoita, kuin kylmiä ja kovia faktoja. Tämä johtuu siitä, että numeraaliset faktat aktivoivat vain yhtä osaa aivoistamme – tarina tempaisee mukaan myös muut lohkot ja tieto muuttuu ikään kuin itse koetuksi. Kivasti tehty tukisanalista kalvoilla on kuitenkin erittäin ok ja jättää juuri sopivan muistijäljen.

Tsekkaa, että myös nämä ovat kunnossa:

  1. Muista, että on olemassa muitakin fontteja kuin Arial, Times New Roman ja Verdana. Älä sorru kuitenkaan ylilyönteihin.
  2. Yleisö ei ole lukutaidoton. Älä lue sitä, mitä olet kalvoille laittanut.
  3. Toista kalvojen ulkoasulla itseäsi. Voit käyttää myös kuvia, infograafeja tai havainnoillistaa osan esityksestä videolla.
  4. Älä ole väritön ja kuiva. Siten et jää mieleen.
  5. Liukuvat, pomppivat ja pyörivät siirtymät kalvosta toiseen ärsyttävät. Unohda ne!
  6. Yllätä! Anna yleisöllesi, mitä se haluaa, mutta eri tavalla kuin se odotti. (Kirjailija William Goldingin vinkki)