Tiukka Ei tehottomille workshopeille

1 (2)

 

Olen tehokas ja haluan olla tehokas ja minua ärsyttää ajan tuhlaaminen. Muutamasti olen kellottanut palavereissa ja todennut, että tunnin kokouksissa asiaa olisi ollut de facto vartiksi. Aika on kallista asiakkaalle, työntekijälle, aika on kallista myös myyjälle. Kallista lystiä siis, eikä aina edes niin lystiä.

Monella menee lähes puolet viikosta palavereihin ja viimeisimmän Kansallinen kokousbarometri -tutkimuksen   mukaan yli 40 % palavereista on tehottomia. Päättäjät kokevat myös, että kokouksia on liikaa. Jos kokouksia tehostettaisiin, se voisi tuoda sadan hengen organisaatiossa jopa puolentoista miljoonan euron säästöt vuodessa. Turhat ja tehottomat palaverit ovat oikeasti siis iso ongelma, sillä ne syövät työaikaa, rahaa ja motivaatiota.

Aiemmin, toimiessani sisällöntuotannon ostajana, huomasin workshoppien sisällöntuotantoyrityksen kanssa syövän aikaani kohtuuttomasti. Ehkä en olisi välittänyt siitä, jos käytetty aika olisi ollut tehokkaasti käytetty. Koin palaverit kuitenkin ideoiden kalasteluksi, toimiala- ja kilpailijatiedon kaivamiseksi – sitähän me olimme ostamassa, eikä siihen minun tai tiimimme aikaa kuulunut käyttää. Käännyimme sisällöntuotantoyrityksen puoleen, koska halusimme tekevän juuri sen puolestamme ja kanssamme.

Oma oloni oli näiden kokousten jälkeen turhautunut, väsynyt ja vedätetty. Manasin usein, että valmistelemattomien ja huonosti vedettyjen, tehottomien palaverien järjestäjille pitäisi asettaa vankilatuomio. Joku luuli olleensa tehokas noiden palaverien jälkeen, kun olimme yhdessä tilassa kolme tuntia putkeen, mutta fysikaalinen fakta on, että ihminen jaksaa olla vain vajaan tunnin paikoillaan.

 

1

 

Kun idea Ghoconista syntyi, yksi tärkeä asia listalla oli palvelun edullisuus. Heittelimme ilmaan asioita, joilla prosessia voisi tehostaa ja hinnan hilata kustannustehokkaaksi. Oli heti selvää, että väkisin venytetyt workshopit karsisimme heti palveluistamme. On tärkeää ja välttämätöntä kuunnella asiakasta ja haluamme haluamme niin tehdäkin, mutta emme halua katsoa asioita samoin silmin, emme hypätä istumaan samaan veneeseen. Voidaksemme nähdä asiat uusin silmin, tuottaaksemme jotakin uutta ja raikasta, meidän on katsottava asioita toisesta kulmasta ja soudettava rinnalla.

Ghoconilla teemme seuraavasti:

  1. Kuuntelemme asiakkaan toiveen
  2. Kaivamme lihaa luiden ympärille → Seuraamme työksemme, mitä maailmassa tapahtuu. Jokaisen työn aloitamme perehtymällä yrityksen toimintaan, arvoihin, brändiin, kilpailijoihin, kohderyhmään ja markkinoihin. Käytämme taustatutkimukseen aikaa noin kaksi tuntia. Etsimme työlle aina tekijän, joka tietää ja tuntee parhaiten toimialan.
  3. Ideoimme, ideoimme ja ehdotamme → asiakas hyväksyy tai laittaa meidät vielä miettimään asiat uudelleen
  4. Toteutamme hyväksytyt ideat

Lisämyynnin teemme laadulla, emmekä veloita korkeaa kuukausimaksua ja istuta asiakasta workshopeissa.

Se minkä yritys aikoinaan kaivoi meistä irti noissa palavereissa ei ollut mitenkään monimutkaista. Sen olisi voinut selvittää muutamilla kysymyksillä vaikka  puhelimessa, tutustumalla alaan ja kilpailijoihin, kaikkien aikaa ja rahaa säästäen.

 

1 (3)

 

Vaikka emme suosikaan workshoppeja, istumme kyllä kanssasi alas ja vielä mielellämme. Valmistaudu kuitenkin siihen, että me hoidamme hetkessä sen, johon joku toinen käytti neljänneksen työpäivästäsi. Määrittelemme etukäteen tavoitteet, pysymme tiukasti agendassa ja viemme palaveria tavoitteellisesti eteenpäin siten, että siitä seuraa konkreettinen lopputulos. Ihan vaan siksi, että säästäisimme kaikki vuositasolla hyvän summan rahaa ja osallistujien hermoja. Ja arvatkaa mitä? Koskaan kukaan ei ole vielä sanonut, että hitto vie, kun tässä meni vain kolme varttia kahden tunnin sijaan. Eikä varmasti sano.